Es klingt einfach: Anschreiben auf dem PC verfassen, Attachements anfügen, den Button „Send E-Mail“ betätigen und schwupps: Weg ist die virtuelle Bewerbung, die über die persönliche Zukunft entscheiden kann. Doch um den größtmöglichen Effekt zu erzielen, sollten Sie zehn Regeln im Auge behalten.
Wer sich auf postalischem Wege bei einem Unternehmen bewirbt oder einfach nur weitere Informationen erhalten möchte, hält sich an anerkannte Standards, wie ein solcher Brief formuliert sein sollte: Nach festgelegten DIN-Normen beginnt der Brief nach einer korrekten Adressangabe mit Ort und Datum sowie einer Betreff- und/oder Bezugszeile. Der Text eröffnet mit „Sehr geehrte Frau Sowieso“, die direkte Anrede wird groß geschrieben, man hält sich an wohl formulierte Sätze und schließt „mit freundlichen Grüßen“. Der erste Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber ist wichtig. Daher geben Sie sich Mühe, dass sich keine Rechtschreibungs- oder Zeichensetzungsfehler in das Geschriebene einschleichen.
Bei E-Mail-Korrespondenz sieht die Welt oft anders aus. Aus Effizienzgründen verzichten E-Mail-Schreiber häufig auf Floskeln, der Unterscheidung zwischen Groß-/Kleinschreibung und Interpunktion. Nicht selten beinhalten die Mails einen eigenen Sprachcode, der in Form von Emoticons wie :-( oder :-) oder kryptischen Abkürzungen („cu“ = see you = bis später) Anwendung findet. Ein kompletter Absender mit (echtem) Namen und Kontaktdaten fehlt häufig ganz.
Doch wie sollten E-Mails formatiert sein, die zur Kontaktaufnahme oder Bewerbung bei Unternehmen dienen? Kann oder sollte man sogar einen bewusst lockeren Ton bei jungen Start-Ups anschlagen? Kann ich beim E-Mail-Kontakt zu einer Unternehmensberatung Höflichkeitsfloskeln weglassen? Muss eine E-Mail an eine etablierte Traditionsbank denselben strengen Formatregeln entsprechen wie ein DIN-Brief?
Die Bewerbungsexperten der Karriere-Community squeaker.net haben bei Personalern in etablierten Unternehmen und jungen Internetunternehmen nachgefragt. Das Ergebnis ist der folgende Leitfaden zur Formulierung von wichtigen E-Mail-Anfragen und -Bewerbungen.
Auch wenn Sie sich noch nicht bewerben möchten: Die Höflichkeit und das Interesse an einem guten ersten Eindruck gebieten, dass Sie sich für jede Form der Kontaktaufnahme (Brief, Telefon, persönliches Gespräch oder E-Mail) Mühe geben. Eine E-Mail muss nicht den strengen DIN-Vorschriften eines Briefes folgen, dennoch sollten Sie auf folgende zehn Punkte unbedingt Rücksicht nehmen:
1. Empfänger
An wen geht der Brief eigentlich? Versuchen Sie, direkt an eine konkrete Perso, statt an eine Sammeladresse oder eine Gruppe von Personen zu schreiben. Reden Sie die Person dann auch direkt mit Namen an. Schicken Sie auf keinen Fall Massenmails ohne persönliche Anpassung an das Unternehmen. Diese werden garantiert nicht bearbeitet.
2. Format
Gewöhnlich können nicht alle Unternehmen formatierte E-Mails verarbeiten (also E-Mails, die von Programmen wie Outlook mit verschiedenen Schriftarten, Bildern, Fett-Schrift etc. versehen sind). Aus Sicherheitsgründen nutzen viele Unternehmen Nurtext-Ansichten statt HTML-Ansichten für ihre Mails. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte E-Mails also im Nurtext-Format, also ohne HTML-Elemente, verschicken.
Auf Schnörkeleien und Hintergrundbilder sollten Sie verzichten, es sei denn Sie würden für eine Briefbewerbung auch pinkfarbenes Briefpapier mit Rosen-Verzierung verwenden.
3. Attachments
Anhänge sollten Sie möglichst vermeiden, es sei denn Sie schicken verlangte Unterlagen wie den Lebenslauf mit. Attachments werden von einigen Firmen aus Sicherheitsgründen überhaupt nicht geöffnet. Daher empfiehlt sich der squeaker.net-OnlineCV, der kein Sicherheitsrisiko darstellt. Man kann ihn durch einen Link in der E-Mail (http://www.squeaker.net/cv/meinname) erwähnen.
Für alle angehängten Dateien gilt:
- Auf die Dateigröße achten. Über 2 MB strapaziert die Geduld des Empfängers.
- Vor dem Versenden die Anhänge auf Viren prüfen. In Word-Dokumenten Makros deaktivieren.
- Gängige Formate verwenden: Microsoft .doc oder .docx ist gut, noch besser ist es, wenn Sie die gesamte Bewerbung mit Deckblatt, Lebenslauf und eingescannten Zeugnissen in einem Adobe PDF-Dokument zusammenfassen. Schicken Sie keine E-Mail mit fünf unsortierten Dokumenten mit nicht-beschreibenden Dokumentenamen.
- Keine selbstausführenden .exe-Dateien, da diese häufig in den Firmen direkt rausgefiltert werden.
4. Absender-Adresse
Achten Sie darauf, dass Sie eine „angebrachte“ E-Mail-Adresse benutzen und Ihren echten Namen als Absender in Ihrem E-Mail-Client (wie z. B. Outlook, Mozilla Thunderbird etc.) oder bei Ihren Webmail-Einstellungen (wie bei Hotmail, GMX oder web.de) eingestellt haben. Absender wie drunkenbastard@hotmail.com strahlen nicht die notwendige Seriösität aus und können sogar als beleidigend empfunden werden. Nutzen Sie möglichst die Variante Vorname.Nachname@provider.de.
5. Betreffzeile
Anhand der Betreffzeile kann der Empfänger schnell selektieren, welche E-Mails wichtig für ihn sind. Hier gehört also ein kurzes Statement zum Anliegen der E-Mail hin. Außerdem können Sie versuchen, sich durch eine geschickt gewählte Betreffzeile von den anderen E-Mails im Posteingang abzuheben.
6. Anrede
Wenn es irgendwie möglich ist, sollten Sie den Namen der Kontaktperson herausfinden. Häufig können sie den Namen aus der E-Mail-Adresse ablesen (z. B. max.muster@firma.de). Kennen Sie den Namen Ihres Ansprechpartners, sollten Sie ihn auf jeden Fall in der Anrede verwenden („Sehr geehrter Herr Muster“). Konnten Sie keinen Namen herausfinden, empfiehlt sich dennoch eine höfliche Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren“).
7. Anliegen
Bringen Sie das Anliegen der E-Mail schnell auf den Punkt. Hier können Sie etwas prägnanter als bei normalen Briefen vorgehen. Zu lange Texte liest man nicht gerne am Bildschirm. Bei zu ausschweifenden Formulierungen laufen Sie Gefahr, dass der Text nur grob überflogen wird. Bringen Sie die Sache auf den Punkt. Aber achten Sie auf jeden Fall auf die richtige Rechtschreibung (am besten nach neuen Rechtschreibregeln), Interpunktion, Groß-/Kleinschreibung und Wortwahl.
8. Verbleib
Beenden Sie die Mail mit einem Verbleib oder Dank wie „Ich werde mir erlauben, diesbezüglich in den nächsten Tagen auf Sie zuzukommen“ oder „In der Hoffnung auf eine gute Zusammenarbeit verbleibe ich mit freundlichen Grüßen“.
9. Kontaktdaten
Auf jeden Fall schließen Sie die Mail mit Ihrem vollen Namen sowie eventuell benötigter Kontaktadresse (wie Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. mit Ländervorwahl, Adresse, Homepage).
10. Old Economy vs. New Economy
Natürlich ist der Umgangston in vielen jungen Unternehmen lockerer als in etablierten Konzernen. Eine zu formelle Kontaktaufnahme wirkt hier schnell lächerlich und überzogen. Dennoch sollten Sie daran denken, dass gerade in vielen der größeren Unternehmen der neuen Medien (mit mehr als 50 Mitarbeitern) die Personalverantwortlichen aus etablierten Unternehmen abgeworben wurden. Sie sind gewisse Höflichkeitsformen gewöhnt. Grundsätzlich gilt, dass Sie zunächst einen Tick höflicher sein sollten als Sie ursprünglich annehmen. Je nach Tonalität der Antwort können Sie Ihren Sprachgebrauch leicht anpassen, Sie sollten jedoch nie ins Umgangssprachliche abrutschen und unprofessionell werden. Bei etablierten Unternehmen gilt, dass der Sprachgebrauch in der E-Mail sich eher an Briefstandards richten sollte. Hier wird auf ein seriöses Auftreten, insbesondere vor Kunden, viel Wert gelegt.
Vor dem Abschicken sollten Sie noch einmal kurz über Ihre E-Mail lesen und überprüfen, ob Sie sich an alle Regeln gehalten haben. Das einfache elektronische Verschicken einer Mail verleitet leider immer wieder zur Unachtsamkeit.
Mit freundlicher Unterstützung der Bewerbungs-Experten von squeaker.net, der
Insider-Community für Deine Karriere (www.squeaker.net).
