Das Projektmanagement ist in vielen Unternehmen obligatorischer Bestandteil der Arbeitsorganisation. Mit Hilfe von Projekten können Unternehmen komplexe Aufgaben bearbeiten oder den Entwicklungsprozess verkürzen.
Die Vorteile von Projektarbeit
Die Unternehmen profitieren von der Arbeit in Projekten aus unterschiedlichen Gründen. Zum einen empfinden die jeweiligen Mitarbeiter die Projektarbeit als willkommene Abwechslung. Dies sorgt für eine höhere Motivation, da die Mitarbeiter die neue Herausforderung bewältigen wollen. Zudem ist im Rahmen des Projektmanagements eine übersichtliche Strukturierung und Organisation aller anfallenden Tätigkeiten möglich. Dies wirkt sich positiv auf den Zeitaufwand gewisser Arbeiten aus.
Die Must-haves eines erfolgreichen Projektmanagements
Projektmanagement lohnt sich für Unternehmen nur, wenn das Zeit- bzw. Projektmanagement erfolgreich durchgeführt wird. Verschiedene Indikatoren weisen auf eine erfolgreiche Implementierung hin.
Zum einen ist es wichtig, dass ein kompetenter Projektmanager das Projekt leitet. Dieser sorgt dafür, dass das gesamte Projekt nicht von außen gestört wird. Zudem ist es wichtig, dass eine übergeordnete Stelle stets den Fortschritt überprüft. Denn andernfalls droht die Gefahr, dass der Fortschritt ausbleibt oder aber das Projektziel verfehlt wird.
Darüber hinaus erfordert ein erfolgreiches Projektmanagement einen kommunikativen Austausch zwischen den Beteiligten. Grundsätzlich ist auch die Definition der Ziele ein entscheidender Bestandteil. Denn die Ziele des Projekts sollten möglichst konkret und präzise genannt werden. Nur dann ist es für die Projektteilnehmer möglich, sich an den Zielen zu orientieren und ihre Arbeit dementsprechend auszurichten.
Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört zudem auch das Risikomanagement. Während des gesamten Entwicklungsprozesses eines Produkts ist es bspw. notwendig, dass die Projektmitarbeiter potenzielle Risiken im Auge behalten, die für ein Scheitern des Projekts sorgen könnten.
Hilfreiche Tools für das Zeit- bzw. Projektmanagement
Aufgrund der Popularität von Projektmanagement in deutschen Unternehmen gibt es eine schier unermessliche Auswahl an Hilfsmitteln, die Unternehmen bei der Bewältigung von Projekten unterstützen. Da der Zeitaufwand stets ein entscheidender Faktor ist, können Unternehmen andere Aufgaben outsourcen. Dafür eignet sich auch der Büroservice24, welcher die eingehenden Anrufe einnimmt und Büroarbeiten des Alltags übernimmt. Die Mitarbeiter können sich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren.
Im Zuge der Digitalisierung gibt es webbasierende Softwarelösungen, mit deren Hilfe eine einfache Strukturierung des Ablaufs möglich ist. Der Vorteil dieser digitalen Organisationstools ist die einfache Übersichtlichkeit und komfortable Übermittlung. Innerhalb einer Cloud kann jeder Projektmitarbeiter auf den Inhalt zugreifen, sodass auch zeit- und ortsunabhängige Projektarbeit möglich wird. Die digitalen Lösungen für ein effizienteres Projekt- oder Zeitmanagement bieten zudem zahlreiche Features. So ist es möglich, unterschiedliche Apps in die Organisation zu integrieren und somit den gesamten Prozess komfortabler zu gestalten. Die einzelnen Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt sehen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Dies ermöglicht auch die Kontrolle durch das Management.
Doch nicht nur digitale Tools maximieren die Erfolgsaussichten. Zudem helfen Checklisten, das Projekt letztendlich erfolgreich abzuschließen. Eine Checkliste sollte zunächst für alle Beteiligten verständlich sein. Zudem muss die Checkliste eine leichte Überprüfung des Fortschritts ermöglichen. Dies ist zum Beispiel durch Abhaken einzelner Punkte möglich. In regelmäßigen Abständen sollten zumindest die Projektleiter einen Blick auf die Checkliste werfen.
Das Lastenheft und das Pflichtenheft sind weitere wichtige Bestandteile des Projektmanagements . Während das Lastenheft die Kundenanforderungen spezifiziert, sorgt das Pflichtenheft für eine Übersetzung der Anforderungen zur Produkterstellung. Beide Bestandteile sind insbesondere für Entwicklungsprojekte unabdingbar.
Das Fazit – erfolgreiches Projektmanagement
Projektmanagement bekommt eine immer größere Bedeutung. Anhand von verschiedenen Faktoren können die Unternehmen sehen, ob das Projekt erfolgreich verläuft. Zudem gibt es auf dem Markt mittlerweile unzählige Tools, die den Arbeitsalltag vereinfachen und optimieren. Mit Hilfe von diesen Tools haben Unternehmen gute Chancen, dass das initiierte Projekt letztendlich erfolgreich abgeschlossen wird.
