Berufe im Fokus: Einkaufsberater

Der Bedarf an Einkaufsberatern ist in den letzten vier bis fünf Jahren deutlich gestiegen. Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen zunehmend die Bedeutung eines starken Einkaufs zur Verbesserung der Gewinnmargen – getreu der alten Unternehmerweisheit „Im Einkauf liegt der Gewinn“. Von Esther Jansen, Consultant bei der Einkaufsberatung Kloepfel Consulting

Laut Schätzung von Experten beläuft sich das Einsparpotenzial im deutschen Mittelstand auf mindestens 40 bis 45 Milliarden Euro. Während früher der Einkauf kein hohes Ansehen hatte und eine reine Bestellabteilung war, geht der Trend ganz klar zur Einkaufs- beziehungsweise in größeren Unternehmen zur Supply-Chain-Abteilung. Der Einkäufer bestellt nicht mehr einfach nur, er ist heute ein wichtiges Bindeglied zwischen dem Unternehmen und strategisch wichtigen Lieferanten, um beispielsweise die Entwicklung innovativer Produkte voranzutreiben. Zudem ist es seine Aufgabe, national wie international Lieferanten so zu managen, dass das Unternehmen mit seinen Lieferketten im Preis-Leistungs- Wettbewerb stets die Nase vorne hat. Entsprechend besteht auch der Bedarf an Einkaufsberatern.

Coachs statt Besserwisser
Doch hier sind nicht Besserwisser gefragt, sondern Menschen, die mit dem Kunden und den eigenen Leuten im Team arbeiten, die pragmatisch sind und anpacken. Der Kunde sucht Kollegen und Coachs auf Zeit, um seinen Einkauf im Rahmen eines Projektes zu stärken. Der Mittelständler will kein Geld ausgeben für teure Analysen auf PowerPoint- Folien, überladen mit Fachbegriffen.

Unternehmer und Einkäufer wollen schließlich die vom Einkaufsberater beispielsweise im Rahmen eines Workshops konkret aufgezeigten Einsparpotenziale während des Projektes heben und die Einkaufsmannschaft unterstützen. Entsprechend lernen die jungen, noch weniger erfahrenen Einkaufsberater in internen Schulungen der Einkaufsberatungen beziehungsweise durch Learning by Doing sämtliche Techniken und Kniffe, um beim Verhandeln gute Ergebnisse zu erzielen.

Wichtig ist für den Einkaufsberater neben persönlichen Eigenschaften wie Teamgeist, Belastbarkeit, interkulturellen Kompetenzen und analytischem Denken auch, dass er sich Branchenwissen aneignet. Daher sind viele Einkaufsberater entweder auf bestimmte Einkaufsthemen, wie die Optimierung etwa von Sach- und Gemeinkosten oder die Logistikoptimierung oder aber auf eine Branche wie den Maschinenbau, die Hightech-Industrie oder die Konsumgüterindustrie spezialisiert.

Wie sieht ein ganzheitliches Einkaufsoptimierungsprojekt eigentlich aus? Meistens arbeitet der Einkaufsberater beim Kunden vor Ort. Zunächst wird der Ist-Zustand geprüft, Einkaufsdaten werden analysiert und Waren und Dienstleistungen in sogenannte Materialgruppen geclustert. Dies ist sehr wichtig, um später gezielter am Markt nach alternativen Lieferanten Ausschau zu halten. Dann wird mit dem Kunden die Beziehung zu den Bestandslieferanten überprüft. Sind es einfach austauschbare Lieferanten? Oder wichtige strategische Partner, auf die das Unternehmen angewiesen ist? Gab es bereits Verhandlungen, und wie ist der aktuelle Stand? Welche bestehenden Verträge gibt es? Das strategische Vorgehen während des Projektes wird aus dem so analysierten Ist-Zustand abgeleitet. Um den Soll-Zustand herbeizuführen, geht man in die Ausschreibungen beziehungsweise Verhandlungen.

Ein guter Einkaufsberater muss allerdings deutlich mehr können, als einfach nur Ausschreibungen durchzuführen und bessere Einkaufspreise und -konditionen zu verhandeln. Die Einsparpotenziale stecken eben nicht nur im Preis, sondern entstehen auch in ineffektiven Einkaufszielen/-strategien, schlechten Einkaufsprozessen oder einer mangelnden Einkaufsorganisation. Dadurch entstandener Stress und Zeitmangel im Tagesgeschäft des Einkäufers gehen wiederum zu Lasten von Produktivität, Motivation und letztlich Rendite. Also gibt es auch in den sogenannten Einkaufsstrukturen häufig Optimierungsbedarf. Mit einer solchen Einkaufsstrukturoptimierung gewinnen Unternehmen deutlich an Effizienz. Sie gewinnen mehr Zeit für den strategischen Einkauf sowie für ihre Kernlieferanten. Dies bringt Einsparungen von mindestens fünf Prozent auf ihr gesamtes Einkaufsvolumen.

Technisch spezialisierte Einkaufsberater wiederum untersuchen, wie man ein Produkt günstiger herstellen kann. Zum Beispiel, indem man es mit günstigeren Materialien oder effektiveren Arbeitsabläufen herstellt. Und so kann ein Einkaufberater auch ein Gewinn für die Lieferanten sein. Mit spezieller Software und anhand technischer Zeichnungen ermittelt er, wie der Lieferant sein Produkt innovativer und sparsamer anfertigt, sodass der eigene Kunde das Produkt günstiger einkaufen kann. Dies bringt dann eine Win-Win-Situation für den Kunden wie für den Lieferanten. Letztlich ist es das Ziel des Einkaufsberaters, dafür Sorge zu tragen, dass der Kunde gemeinsame Projekterfolge nach Projektende selbstständig realisiert. Man merkt: Je mehr der Berater mit dem Kunden zusammenarbeitet, umso mehr Verständnis und Begeisterung entwickelt er für seinen Job und seine neu entdeckte Bedeutung für das Unternehmen.

Voraussetzung für den Einkaufsberater
Ein Einkaufsberater kann sowohl ein betriebswirtschaftliches als auch ein technisches Studium absolviert haben. So bieten sich für Betriebswirte genauso gute Zugangsmöglichkeiten wie für Maschinenbauer oder Wirtschaftsingenieure. Darüber hinaus kann man beispielsweise als Mechatroniker quer in den Beruf einsteigen, was aber eher die Ausnahme ist. Grundsätzlich empfiehlt sich ein Abschluss als Bachelor oder Master. Um einen Eindruck vom Beruf des Einkaufsberaters zu bekommen, sollten Studenten nach ihrem Grundstudium ein Praktikum bei einer Einkaufs- und Supply-Chain-Beratung absolvieren. So kann man später bei den meisten Einkaufsberatungen direkt als Consultant einsteigen. Allerdings sollte man darauf achten, dass vielfältige Qualifizierungsmaßnahmen angeboten werden und die Hierarchien flach sind, um sich rasch weiterentwickeln zu können.

Aufgaben

• Durchführung von Branchen-, Markt- und Unternehmensanalysen
• Lieferantenrecherche unter Beachtung globalisierter Beschaffungsmärkte
• Lieferantenverhandlungen
• Einholung von Angeboten und anschließende Auswertung
• Führung sowie Vor- und Nachbereitung von Lieferantenverhandlungen
• Mitwirkung beim Abschluss von Liefervereinbarungen und Rahmenverträgen
• Durchführung von Wert-, Outsourcing-, Make-or-Buy-Analysen
• Gestaltung und Abschluss von Liefervereinbarungen und Rahmenverträgen
• Erarbeitung und Umsetzung von kundenspezifischen Problemlösungen
• Erstellung des projektbezogenen Berichtswesens

Voraussetzungen

• Leistungsbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit, sicheres Auftreten gepaart mit hoher Kundenorientierung
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, technisches Verständnis
• Zielorientiertes Arbeiten
• Sprachkenntnisse: fließend Deutsch und Englisch, weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets (Excel, Word, PowerPoint)
• Reisebereitschaft

Ausbildung

• Abgeschlossenes Wirtschafts- oder/und Ingenieurstudium, alternativ technische/kaufmännische Ausbildung und Weiterqualifizierung zum Facheinkäufer
• Praktika
• Training-on-the-Job