Musteranschreiben

Ein für alle Berufe geeignetes Musteranschreiben gibt es nicht. Designer müssen unkonventionellere Anschreiben verfassen als Buchhalter. Außerdem haben Personalverantwortliche natürlich in Punkto Anschreiben nicht alle die selbe Meinung. Dieser Leitfaden bietet zwar Formulierungen an, die Erfolg versprechen, er soll aber in erster Linie als Denkanstoß verstanden werden, der dabei hilft eigene Formulierungen zu entwickeln.

Inhalt:

1. Allgemein
2. Äußerer Aufbau
3. Inhalt
4. Text-Einleitung
5. Der zweite Absatz
6. Ein bis zwei weitere Absätze
7. Gehalt
8. Kündigungsfrist/frühester Eintritt
9. Sonstiges
10. Schlussfloskel
11. Bewerbungsphilosophie
12. Zusammenfassung

1. Musteranschreiben: Allgemeine Informationen

Äußerlich
Seriöser Geschäftsbrief. Das Anschreiben muss schlicht aussehen und sollte in der Regel keine PC-Spielereien mit Bildern, Farben, ausgefallenen Schriftarten, Grafikelementen oder fettgedruckten Wörtern innerhalb des Textes enthalten.

Inhaltlich
Das Ziel, sich von der Masse der Mitbewerber abzuheben, ist legitim, aber der Weg führt über die bereits erbrachten herausragenden Leistungen (in den Bereichen Studium, Examen, Zeugnisse, Arbeitserfolge, Fachqualifikation, Arbeitserfolge, Aufstiegskurve), nicht über herausragende „Leistungen“ im Moment der Formulierung. Wenn man sich nicht gerade als Werbetexter bewirbt, formuliert man am besten schlicht und sachlich (keine Witzchen oder gekünstelte Darstellungen, keine Fremdwörter, die nicht absolut sicher beherrscht werden). Denn der Personalverantwortliche ist gewiss ein Profi und liest ständig Bewerbungen. Er weiß, dass der größte Teil davon (bis zu 90 Prozent) ungeeignet ist. Er will die für ihn relevanten Informationen schnell und einfach aufnehmen. Dafür hat er pro Anschreiben nur ein paar Sekunden Zeit.

2. Äußerer Aufbau des Musteranschreibens

Grundregel: möglichst mit nur einer Seite auskommen – aber dieses Prinzip nicht „zu Tode reiten“. Wenn mehr gesagt werden muss, sind 2 Seiten besser als eine, auf der durch „Textquetschung“ ein häßliches Bild entsteht.

Interessenten, die sich auf einen Job bewerben, auf den sich möglicherweise einige hundert Menschen melden (z. B. bei großen Konzernen oder in Branchen, die nur eine geringe Anzahl an Fachkräften sucht) sollten eher mit einer Seite auskommen als beispielsweise Führungskräfte, die mehr Erklärungsbedarf haben, und sich sehr gezielt um eine explizit ausgeschriebene Position bewerben:

• Weißes Papier
• Oben Absender mit Anschrift, Telefon, E-Mail etc. entweder auf dem PC erstellt oder als Briefpapier gedruckt (letzteres bei Führungspositionen generell besser, aber nicht entscheidend)
• Name und Anschrift des Empfängers so auf das Papier bringen, dass bei einer Faltung des Bogens in drei Drittel diese Anschrift durch das Fenster eines Fensterumschlags DIN A lang problemlos lesbar wäre (diesen Textblock nicht höher setzen, um mehr Text auf die Seite zu bekommen)

Achtung: nie einen Fehler bei Namen und Adressen machen!

3. Inhalt eines Musteranschreibens

Betreff
Steht über der Anrede, hier ist ausnahmsweise ein fetterer Schriftgrad empfehlenswert. Aber: Zeile einfach hinschreiben, man setzt nichts davor (weder „Betreff“ noch „Betr.:“)
Beispiel: „Bewerbung um die Position Konstrukteur Massenprodukte, Ihre Anzeige am 12.01.2018 in der Süddeutschen Zeitung“
Diese Angabe erleichtert der Poststelle das Sortieren und die Personalabteilung kann die Bewerbung dem richtigen Fall zuordnen.

Anrede
Sofern in der Stellenanzeige ein Name genannt wird, schreiben Sie diese Person auch direkt an. Verwenden sie ansonsten die Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag, sehr geehrte …“. „Hallo, Frau …“ ist eher Umgangssprache und daher nicht zu empfehlen. Nach der Anrede steht zwingend ein Komma!

Achtung: Sofern das erste Wort des nächsten Satzes dies zulässt, wird nach dem Komma hinter der Anrede mit kleinem Anfangsbuchstaben gestartet.

4. Text-Einleitung

Ungeübten fällt besonders der Anfang schwer, deshalb hier eine Empfehlung für einen kurzen, harmlosen Satz ,dem der Leser ebenso wenig Aufmerksamkeit schenken wird wie den „freundlichen Grüßen“ am Schluss:

Beispiel: „die ausgeschriebene Position interessiert mich sehr“ , alternativ: „Ihre Anzeige hat mein besonderes Interesse gefunden“ oder „gern sende ich Ihnen meine Bewerbung um diese Position“ o. ä.

Der Aussagewert solcher Floskeln geht gegen null – aber Sie sind jetzt „drin“ im Text und haben nichts wirklich falsch gemacht. Ein Briefanfang mit „ich“ gilt in der Regel als nicht geglückt – fangen Sie auch keinesfalls mehrere weitere Absätze damit an („Ichbezogenheit“).

5. Der zweite Absatz

Ziel des Anschreibens ist es, sich durch Präsentation ausgewählter Informationen für den Personalverantwortlichen so interessant zu machen, dass er sich aufmerksam und mit großen Erwartungen den „Rest“ der Bewerbungsmappe anschaut. Hauptträger der entsprechenden Fakten soll dieser Absatz sein.

Achtung: 90 Prozent der Bewerbungen auf eine Position erweisen sich als ungeeignet. Wenn Sie sich also für die Stelle eignen, sollten Sie es deutlich sagen – das ist absolut nicht selbstverständlich! Der Personalverantwortliche rechnet immer damit, dass auch Ihre Bewerbung eine von den 90 Prozent ungeeigneten Zuschriften ist. Zeigen Sie ihm, dass dies nicht zutrifft. Falsch sind pauschale Aussagen, Sie passten exakt zum Job, erfüllten „alle Anforderungen“ o. ä. Das glaubt niemand und das stimmt natürlich auch nie.

Positives Beispiel: Ausgeschrieben wird in der Stellenanzeige ein Gruppenleiter Produktionsplanung (große Serien), gesucht wird ein FH-Ingenieur, Alter: Ende 20 bis Mitte 30, er soll Erfahrungen mit PPS-Systemen haben, Serienfertigungen kennen und sehr gut Englisch sprechen. Der zweite Absatz des Anschreibens könnte hier lauten:

„Ich bin Dipl.-Ing. (FH), 31 Jahre alt und seit fünf Jahren in der Arbeitsvorbereitung eines Großserienherstellers tätig. Dort arbeite ich ständig mit einem PPS-System, zusätzlich betreue ich die … Die englische Sprache wende ich nahezu täglich in Wort und Schrift an, sie ist Arbeitssprache im Konzern.“

Fazit: Der Bewerber ist auf den ersten Blick interessant – er passt voll ins Bild. Eine Abweichung vom Anforderungsprofil ist meist erlaubt, bei zweien oder mehr ist die Bewerbung meist aussichtslos.

Das Prinzip lautet also: Scheinbar rein zufällig passt das, was der Bewerber ebenso scheinbar „einfach so“ über sich erzählt, sehr gut zum Aufgabenbereich und auch zum Anforderungsprofil. In Wirklichkeit hat der Kandidat seine Schilderung genau auf den Anzeigentext ausgerichtet und zugesehen, dass die zentralen „Reizwörter“ daraus in seiner scheinbar so einfach nur die Tatsachen berichtenden Schilderung unübersehbar vorkommen.

6. Ein bis zwei weitere Absätze

Jetzt haben Sie Gelegenheit, weitere positive Aussagen über sich zu machen, wobei Sie sich – getreu dem Motto „seriöser Geschäftsbrief“ – vor allzu plumpem Eigenlob hüten sollten. Aber hier ist Raum für erzielte Sacherfolge („Die Arbeit in dem von mir geleiteten Projekt führte zu einer Halbierung der Ausschussquote“), für Hinweise auf spezielle, halbwegs zur angestrebten Stelle passende Fachqualifikationen und auf erfolgreich durchgeführte Weiterbildungsmaßnahmen, wenn Sie im Sinne der Anzeige interessant sind.

„Weiche“ Anforderungskriterien der Stellenanzeige (solche, die man weder messen, noch beweisen kann, wie beispielsweise „dynamisch“, „engagiert“ etc.) ignoriert man am besten. Wird einer dieser Punkte im Inserat als besonders wichtig herausgestellt, geht man trotzdem vorsichtig damit um.

Beispiel: Die Anzeige sagt: „Da hier zwei Abteilungen zusammengelegt werden und die Personalstärke anschließend um ein Drittel zu reduzieren ist, sind Führungsstärke, Stehvermögen und Durchsetzungskraft erforderlich.“ Man erkennt: Das ist nicht nur so dahingesagt, diese Eigenschaften sind hier tatsächlich erfolgsentscheidend.

Man schreibt nicht: „Ich bin führungs- und durchsetzungsstark“, auch nicht: „Ich zeichne mich durch … aus.“ Das ist plumpes und unbeweisbares Eigenlob.

Besser klingt: „Ich war maßgeblich an der Restrukturierung unseres Bereiches beteiligt. Diese Aufgabe erforderte ausgeprägte Führungsstärke und konnte erfolgreich gelöst werden.“ Aber auch dies wäre ein schlichtes, gutes Argument: „Ich führe seit mehreren Jahren erfolgreich etwa 150 Mitarbeiter unterschiedlicher Ausbildungs- und Alterskategorien sowie Staatsangehörigkeiten.“

Das Wechselmotiv
Jeder potenzielle Arbeitgeber will wissen, warum der Bewerber vom jetzigen Unternehmen (so vorhanden) weg will. Die Frage, warum er unbedingt diesen Job anstrebt, ist schon weniger wichtig: Die Antwort darauf verleitet zu schwülstigen Lobhudeleien über die Zielfirma – bei Aufstiegspositionen erklärt sich das fast schon von selbst. Wenn dieser Absatz ganz fehlt, könnten Fragen offen bleiben („Was will der hier? Hat der eigentlich im Inserat gelesen, dass …? Da ist doch für ihn gar kein Fortschritt erkennbar!“).

Positives Beispiel 1: „Unser Unternehmen wurde verkauft, jetzt stehen umfassende Restrukturierungen an. Mein Geschäftsbereich wird dann nicht mehr zur Kernkompetenz gehören, seine Zukunft ist ungewiss. An der ausgeschriebenen Position reizen mich ganz besonders die komplexen Projektaufgaben, in denen ich eine interessante Herausforderung sehe. Meine bisherigen Tätigkeiten haben mich darauf gut vorbereitet.“

Positives Beispiel 2: „Die geschilderten Aufgaben reizen mich fachlich sehr. Ich könnte viele meiner Erfahrungen einbringen und mich gleichzeitig in neue, besonders anspruchsvolle Gebiete einarbeiten.“

Positives Beispiel 3: „Die ausgeschriebene Position wäre für mich der folgerichtige nächste Schritt in meiner Laufbahnplanung. Entsprechende Aufstiegsmöglichkeiten gibt es bei meinem Arbeitgeber derzeit nicht.“

Sonderfall Berufseinsteiger: Dass jetzt ein Job gesucht werden muss, muss nicht extra begründet werden, der Hinweis auf den bevorstehenden Studienabschluss (im zweiten Absatz) reicht da völlig aus. Es sollte jedoch erkennbar werden, dass diese Bewerbung gezielt auf diese Position gerichtet ist (sofern sie in einer Anzeige umschrieben wurde).

Beispiel: „Die dargestellte Tätigkeit im Versuchsbereich reizt mich besonders. Ich könnte dort nicht nur Teile meines erworbenen theoretischen Wissens anwenden, sondern auch meine ausgeprägten praktischen Fähigkeiten einsetzen.“ – dann sieht man, dass Sie die Anzeige zumindest vollständig gelesen haben, was gerade bei Anfängern nicht selbstverständlich ist.

Sonderfall Arbeitslosigkeit: Eine Begründung in der Bewerbung ist ebenso überflüssig, aber was an der Zielposition reizt, sollte deutlich werden.

7. Gehalt

Jeder Bewerbungsempfänger möchte wissen, was der Bewerber „kostet“, er könnte ja auch die Möglichkeiten der Position überfordern. Problemlos, da es meistens im Vorstellungsgespräch ohnehin abgefragt wird, ist – unabhängig vom Anzeigentext – die kommentarlose Angabe des letzten Brutto-Jahreseinkommens. Eine Aufteilung in fixe und variable Bezüge muss dabei nicht vorgenommen werden. Ersatzweise (auch in Kombination denkbar; bei Berufseinsteigern die einzig mögliche Aussage) ist die Angabe des gewünschten Einkommens natürlich erlaubt.

Beispiel: „Mein Einkommen beträgt ca. 90.000,- EUR/Jahr zuzüglich Dienstwagen.“ Dabei kann man hinzufügen: „…, entscheidend für mich ist jedoch die Aufgabenstellung.“ Damit deuten Sie eine diffuse, Sie nicht konkret verpflichtende Toleranzbereitschaft an.

Weitere Informationen zum Thema Gehalt finden Sie hier.
Einen Gehaltsrechner gibt es bei unserem Partner Jobware: www.jobware.de/Gehaltsrechner.html

8. Kündigungsfrist/frühester Eintritt

Auch diese Information hätte der Empfänger gern. Wenn die Kündigungsfrist zu lange ist, kann die Bewerbung an dieser Frage scheitern (zu später Einstiegstermin).

Beispiel: „Meine Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum Monatsende.“

Oder: „Ich könnte sofort eintreten.“

Bei längeren Kündigungsfristen wäre ein Zusatz schön (falls zu verantworten): „… sechs Wochen zum Quartalsende, ich gehe jedoch von der Möglichkeit einer deutlichen Verkürzung in Absprache mit meinem aktuellen Arbeitgeber aus.“

Hinweis: Gehalt und Kündigungsfrist sollten in einem Absatz zusammengefasst werden.

9. Sonstiges

Empfehlenswert ist ein Absatz mit dem Hinweis: „Ich bin unbegrenzt mobil“ oder „Ein Umzug nach Bad Reichenhall ist problemlos möglich“. Das beruhigt den Leser (Anmerkung: Es ist durchaus nicht selbstverständlich, dass ein Akademiker, der sich in Bad Reichenhall bewirbt, auch dorthin zieht).

Dann kann dort als zweiter Satz stehen: „Zu einem Vorstellungsgespräch stehe ich gern zur Verfügung.“ Das ist zwar sowieso selbstverständlich, beruhigt aber den Absender, das gesagt zu haben.

Abzuraten ist von komplizierten Hinweise zum ohnehin selbstverständlichen Verfahren wie: „In einem Gespräch möchte auch ich herausfinden, ob wir zusammenpassen.“

Sonderfall Berater-Anzeige
Tun Sie einfach so, als wäre die ausgeschriebene Position in seinem Hause angesiedelt oder als wäre er das suchende Unternehmen. Das vereinfacht die Sache ungemein. Sonst müssten Sie ständig von „Ihrem Klienten“ reden, was die Formulierungen unnötig kompliziert macht. Der Berater steckt das locker weg.

10. Schlussfloskel

„Mit freundlichen Grüßen“ , dann darunter unbedingt unterschreiben (nicht vergessen!).

11. Bewerbungsphilosophie

Verfassen Sie das Anschreiben als wollten Sie die Position um jeden Preis haben, obwohl Sie ja eigentlich noch viel zu wenig darüber wissen. Das ist systemimmanent, nehmen Sie es hin und schreiben Sie auf keinen Fall: „… bin ich ja erst in der Vorinformationsphase. Später werde ich dann entscheiden, ob ich mich tatsächlich bewerbe.“

12. Zusammenfassung

Nun besteht unser Anschreiben aus dem harmlosen Einleitungssatz, dem entscheidenden zweiten Absatz zu Ihrer „passenden“ Qualifikation, einigen Ausführungen zu sonstigen Fähigkeiten, Angaben zur Wechselmotivation, Informationen zum Einkommen und Eintrittstermin sowie einem Standard-Schlusssatz.

Kein Hexenwerk, nicht wahr? Wenn jetzt noch eine Frage auftaucht, beantworten Sie sich die mit Logik und Ihrem gesundem Menschenverstand. Und am besten schreiben Sie wie man spricht. Es sei denn, …

Anmerkung: Dieser Beitrag erschien leicht abgewandelt als Beitrag von Heiko Mell im Rahmen seiner Serie „Karriereberatung“ in den VDI nachrichten. Heiko Mell, Jahrgang 1942, ist Wirtschaftsingenieur sowie Gesellschafter und Geschäftsführer der MMC (MMC Sexauer & Mell Unternehmens- und Personalberatung). Vielen Managern und Bewerbern ist er aus diversen Publikationen, Zeitungsserien, Vorträgen und Vorlesungen bekannt.

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